伴隨互聯網對傳統零售業帶來巨大沖擊,越來越多的零售商和零售品牌開始認識到:數字化不是重復造輪子,而是圍繞零售核心運營能力改造的“全鏈路數字化”。作為全渠道數字零售解決方案服務商,百勝軟件緊跟新零售發展浪潮,從賽道中脫穎而出。但業務及組織規模變大,百勝軟件也開始向內尋求管理變革,以達到降本增效目標。
近日,合思聯合未來財務人研究院推出的「企業財務數字化轉型 100 問」欄目中,邀請了上海百勝軟件股份有限公司副總裁、財務總監兼 IT 總監羅建紅與合思無需報銷事業部高級總監孫根,探討多成本中心細致管控,百勝軟件財務數字化做對哪些事?
以下為直播對話內容實錄(有精簡):
合思:中央經濟工作會議上,科技創新與提振消費再次提到重要高度。作為全渠道數字零售解決方案服務商,百勝軟件如何通過數字技術賦能零售企業高效運營、降本增效?
羅建紅:提振消費是國民大事,也是拉動國家經濟發展的重要一環。零售商們使出了“十八般武藝”吸引消費者,這當中,數字化平臺幫助企業快速抓住消費者的精準需求,同時判斷成本投入動向,指引零售商戰略發展方向的落地。作為全渠道數字零售解決方案服務商,百勝軟件成立至今已有 23 年時間,業務涵蓋企業中臺、數字零售、電子商務、移動應用、云服務、RPA&AI、大數據應用、倉儲物流等領域的產品和服務。
百勝軟件幫助零售企業拉通從前端消費零售,到中臺數據協同,至后臺運營管理的全閉環應用,主要從以下 4 個方面實現高效運營與降本增效:
?業務在線化:通過百勝軟件的中臺產品方案,企業可將業務線上化,實現從前端消費零售到后臺運營管理的無縫在線協同,提供更便捷、實時的服務體驗。
?觸點數字化:基于中臺產品方案,無論是與企業客戶(To B)的高效交互、消費者(To C)的一致用戶體驗,還是線上線下業務觸點的無縫整合,全部完成從物理世界到虛擬世界的轉換。
?運營數據化:中臺產品方案帶來的數據協同和整合,實現了運營數據的集中管理和共享,為企業提供了全面的運營洞察,支持更精準的運營決策。
?決策智能化:基于中臺數據的全面性和實時性,企業能夠借助智能分析工具實現決策智能化,迅速響應市場變化,提高決策效率和準確性。
合思:在百勝軟件的發展過程中,財務部門應當如何賦能業務經營決策?
羅建紅:要賦能公司業務的經營決策,財務部門需保證決策依據的及時性、準確性和有效性。通過數字化轉型拉通業務與財務的數據鏈路,實現業財融合是前提。業財融合后,通過建立財務數據中臺,財務部門不僅能及時反映管理報表和財務報表的數據變化,同時通過中臺能力促進業務流程的優化及預警等。
合思:百勝軟件在企業數字化建設中存在哪些難點?
羅建紅:百勝軟件在企業數字化建設過程中遇到的難點主要有以下三點:一是在建設目標上與各部門是否達成一致;二是企業內部資源配置是否正常到位;三是過程中的質量管理如何有效進行。
高層支持是建設目標與各部門達成一致的前提,同時,數字化建設的方案需要圍繞公司戰略方向進行,讓高層看到方案的長期性與價值收益,落地執行更高效;
關于資源配置,重要的是調動 IT、業務等部門參與的積極性,讓它們參與到企業數字化建設的方案制定過程。同時,數字化建設過程不可能一步到位,公司可結合預算計劃,分階段實施;百勝軟件為了推動團隊協作更加通暢,設置了一些獎勵基金,以驅動項目按計劃完成;
在過程質量管理方面,企業數字化建設的前期會暴露較多的系統問題,百勝軟件通過建立質量管理委員會,并定期對平臺進行安全檢查和對應的安全認證方式加以完善。
合思:百勝軟件數字化藍圖是什么?財務數字化轉型扮演什么角色?財務部門是如何拆解數字化建設落地?
羅建紅:百勝軟件的數字化藍圖設計圍繞六個原則進行:“減(減少不需要的系統,減少維護成本)、并(基礎數據統一,業務數據集中)、通 (必須連通的業務,通過接口打通)、補 (補充目前缺少的緊急重要的業務功能)、留 (通用性強的外購系統保留,打通業務接口)、輕 (單一業務應用,前端設計輕量化,后端保留)”。
百勝軟件前端主要有面向員工的協同平臺、面向客戶和生態伙伴的云市場、官網等,再將它們引入到后端的核心運營平臺(運營平臺包括公司整體的作業模塊,即從營銷、交付、服務、研發、財務等閉環管理),實現內外部各個業務的連通。
財務數字化轉型的目的之一是讓業務和財務協同效率更高。例如,百勝軟件的單據此前可能需要在多個平臺重復新增,但財務數字化轉型后做到業務與財務互通,無需重復操作;另外,在業務拆解落地時,前期的運營平臺使所有業務在線化奠定了百勝軟件財務數字化的基礎,拉通各個業務線后,進一步實現業財融合,這其中包括財務共享中心落地、業財一體化平臺、數據中臺和全面預算管理等。
合思:如何看業財融合在企業經營中重要性?
羅建紅:當業財不融合時,企業經營管理會出現以下弊端:
從財務維度看,財務核算人員過多,單體內工作量也不飽和;財務人員只了解財務核算內容,對業務過程不了解,業務和財務脫節,財務工作更多的是在管理和控制業務,而不是支持業務發展;系統臟數據過多,在進行業務和財務相關聯分析時,需要通過人工從各個業務系統中取數據,并進行人工清洗和關聯分析。因此,會造成人工效率低下,達不到支撐管理層業務決策的需求。
從業務維度看,業財不融合會導致有部分單據流中斷,業務部門需要在多個平臺提交單據,而且多個單據都要重復審核,這導致提交人和審核人的工作量翻番增長。
為了解決上述問題,2017 年開始百勝軟件注重業財融合建設,將原先獨立的平臺該并的并、該接的接。其中,主數據統一是關鍵,比如客戶 ID、合同編號、商品 ID、人員 ID 等,解決了百勝軟件以客戶為中心的生命周期管理、以合同為貫穿的業務交付閉環、以商品為中心的生命周期管理等。
合思:降本增效是當下炙手可熱的話題,百勝軟件在費控數字化建設方面做了哪些工作?
羅建紅:百勝軟件目前使用合思費控處理所有的對公付款類和報銷類業務。對公付款類主要分三塊:外包付款類、第三方產品采購類和行政辦公采購類,其中外包類付款會從自主研發的業務運營平臺推送數據至合思費控;報銷類從差旅平臺生成,員工也能及時了解報銷、付款的進度;同時,合思費控平臺還有預算控制管理功能,通過費控平臺的項目核算幫百勝軟件在運營平臺呈現各個項目成本。
后續費控產品,我們還會考慮自動支付、憑證電子化管理,同時也希望差旅平臺與費控平臺銜接更加流暢,差旅補貼計算更加靈活便捷。
合思:合思費控上線后,百勝軟件的費用管控有了哪些積極變化?
羅建紅:在百勝軟件的費用管控方面,主要在以下四個方面產生積極變化:一是管控手段肯定提升,包括預算控制更強,審批流程更透明,催辦更方便;二是費用可精細核算到每個項目,為項目損益管理發揮了較大作用;三是操作更加便利,例如移動端形式操作便捷、發票導入方式多且靈活、自動查重驗真等;四是財務對各個部門的費用管控更加直接有效。
合思:百勝軟件的員工、財務、管理層分別從費控數字化中獲得哪些收益?
羅建紅:從員工角度看,移動端 + PC 端雙重發起報銷的形式更加方便,線上提交即刻開始審批;外地出差員工無需回到公司,通過將原始憑證、發票等拍照、掃碼、批量導入等形式快捷添加,有利于業務持續推進;從財務角度看,單據審核壓力大幅減輕,尤其是在發票驗真環節,系統自動識別,避免人工疏漏;無縫對接核算系統,自動生成憑證,記賬制證工作幾乎為 0;從管理層角度看,實時掌握各自部門預算的使用情況,便于跟蹤項目情況。此前,業務部門想知道預算剩余需要到財務部門高頻詢問,或由財務部門定期給各部門領導發預算郵件同步信息。但現在,管理層在合思費控平臺上實時查閱,靈活調整預算使用情況。
合思:從業財協同、數據利用和成本節省角度看,公司具體的收益有哪些?
羅建紅:百勝軟件的數字化建設收益主要體現以下三個方面:
?人效提升。在營收規模和訂單量不變的情況下,人效比大幅提升;財務團隊結構優化升級,實現財務效率 300% 以上倍增;
?數據支持快速有效。實時獲取公司經營情況數據,了解經營過程問題,并及時做到預警;
?支持戰略快速轉型。公司以中大客戶發展為方向并建立生態戰略,需要實現彈性的交付成本控制。為此,百勝軟件通過財務數字化轉型支撐項目損益核算和生態閉環,并做到風險管控。
合思:近些年,全國各地區同步開啟了檔案管理無紙化試點,無紙化報銷、入賬、歸檔政策也如雨后春筍,同時數電票開票和受票試點全國鋪開,海量憑證票據都在電子化。百勝軟件接下來如何應對這種無紙化管理的趨勢?是否考慮電子會計檔案產品?
羅建紅:真正的無紙化管理既環保又降低成本,目前百勝軟件已使用數電票應用,減少了一大筆快遞成本,同時加速了收款進度,過去發票需要快遞到客戶手中才能付款,現在開票即到客戶郵箱,整個付款周期縮短至少 3 天。此外,百勝軟件員工還使用電子簽進行合同簽定。
但對于這些電子文件,目前還沒有建立統一的管理入口,還在流程中存檔。這也會導致文件分散、查找不方便等問題,我們后續也在考慮電子會計檔案管理。下一階段,百勝軟件主要從幾個方面繼續升級財務數字化能力:一是針對費控管理中的不足點持續完善;二是實現電子檔案的全面管理,三是讓生成式 AI 隨著體系健全導入。
合思:隨著 ChatGPT 大火,關于財務會計崗位會不會被人工智能取代的話題頻繁沖上熱搜。您是如何看待財務人與 IT 技術、專業能力之間關系?未來財務人應該具備哪些能力,才能不被替代?
羅建紅:首先,財務會計崗位的危機感越來越強,財務的部分專業技能已經通過數字化平臺慢慢替代,例如傳統的記賬報賬方式已經變成了自動生成憑證、RPA 自動報賬等。在我看來,未來財務人可以從這兩個方面去考慮提升:
如果財務人想向財務管理方向轉型,就需要主動了解公司業務,通過冷冰冰數字探索業務過程中發生該結果的原因。真正做到通過業務理解財務結果,通過財務結果去引導業務決策。具體方式是通過參與業務部門的會議、跟隨業務拜訪客戶等;
如果財務人想向財務分析方向轉型,就需要掌握一些工具,例如 BI 工具、Python 語言等,這些能極大提高報表分析效率。如果你只掌握工具不了解業務,分析出來的內容不夠深,也無人問津。更何況生成式 AI 出現,未來的 BI 工具也不一定要掌握,但是深入業務與扎實的財務知識基礎,會讓未來財務人處在不可替代的位置。
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